Tertib Administrasi

Menjadi pekerja lepas bukan berarti tidak perlu tertib administrasi, justru sebaliknya. Dengan pemasukan tidak menentu, pencatatan keuangan sangat penting agar tidak ada invoice yang belum ditagihkan dan bisa dengan mudah melacak tagihan yang belum dibayar. Sempat terpikir olehku untuk membeli perangkat lunak yang bisa menerbitkan tagihan, melakukan peramalan keuangan (forecast), dan melihat arus kas. Namun, perangkat lunak seperti itu tidak murah dan berlebihan bagi kebutuhanku. Ada sih yang gratis tetapi terlalu rumit buatku.

Oleh karena itu, aku kembali melanjutkan cara manual yang kulakukan sejak tahun 2014. Sebelumnya, aku tidak terlalu memperhatikan pengelolaan file di komputer. Lama kelamaan, seiring semakin banyaknya file dan order (alhamdulillah) aku sering kehilangan jejak dan tersesat di hard drive sendiri.

File kukelola di komputer sesuai kategori dan file keuangan kusimpan di dalam satu folder khusus. Agar folder yang berhubungan dengan pekerjaan tampil paling atas, aku membubuhkan angka sebelum judul. Di dalamnya, aku menyusun folder berdasarkan tahun.

Agar tagihan mudah dilacak, pemberian nama file dibuat konsisten sehingga tampak urut di dalam folder. Misalnya: INVOICE namaklien (tanggal bulan tahun).doc

Selain itu, aku catat informasi tagihan di dalam satu file excel. Setiap akhir tahun, aku tinggal menjumlahkan pemasukan tiap bulan untuk keperluan pajak. Memang manual, enggak canggih, tetapi selama ini bisa diandalkan dan menghemat waktu. Sebagai tambahan, semua file yang ada dikomputer kusalin ke dalam external harddisk sebagai cadangan. Mulai 2017, aku juga mencatat berapa jumlah kata yang telah kuterjemahkan. Salah satu klien pernah meminta jumlah kata yang telah kuterjemahkan sebagai indikator pengalaman kerja, jadi aku meneruskan melacaknya hingga sekarang.

Bersedia berbagi? Silakan urun kiat-kiat jitu Anda di bagian komentar.