Menjadi pekerja lepas bukan berarti tidak perlu tertib administrasi, justru sebaliknya. Dengan pemasukan tidak menentu, pencatatan keuangan sangat penting agar tidak ada invoice yang belum ditagihkan dan bisa dengan mudah melacak tagihan yang belum dibayar. Sempat terpikir olehku untuk membeli perangkat lunak yang bisa menerbitkan tagihan, melakukan peramalan keuangan (forecast), dan melihat arus kas. Namun, perangkat lunak seperti itu tidak murah dan berlebihan bagi kebutuhanku. Ada sih yang gratis tetapi terlalu rumit buatku.
Oleh karena itu, aku kembali melanjutkan cara manual yang kulakukan sejak tahun 2014. Sebelumnya, aku tidak terlalu memperhatikan pengelolaan file di komputer. Lama kelamaan, seiring semakin banyaknya file dan order (alhamdulillah) aku sering kehilangan jejak dan tersesat di hard drive sendiri.
File kukelola di komputer sesuai kategori dan file keuangan kusimpan di dalam satu folder khusus. Agar folder yang berhubungan dengan pekerjaan tampil paling atas, aku membubuhkan angka sebelum judul. Di dalamnya, aku menyusun folder berdasarkan tahun.
Agar tagihan mudah dilacak, pemberian nama file dibuat konsisten sehingga tampak urut di dalam folder. Misalnya: INVOICE namaklien (tanggal bulan tahun).doc
Selain itu, aku catat informasi tagihan di dalam satu file excel. Setiap akhir tahun, aku tinggal menjumlahkan pemasukan tiap bulan untuk keperluan pajak. Memang manual, enggak canggih, tetapi selama ini bisa diandalkan dan menghemat waktu. Sebagai tambahan, semua file yang ada dikomputer kusalin ke dalam external harddisk sebagai cadangan. Mulai 2017, aku juga mencatat berapa jumlah kata yang telah kuterjemahkan. Salah satu klien pernah meminta jumlah kata yang telah kuterjemahkan sebagai indikator pengalaman kerja, jadi aku meneruskan melacaknya hingga sekarang.
Bersedia berbagi? Silakan urun kiat-kiat jitu Anda di bagian komentar.
Sama, Mba Dina. Saya juga melakukan langkah serupa sejak 2012-2013an, saat klien dan pekerjaan masih bisa dihitung dengan jari.
Kini, saya sedang menjajal Protemos sebagai alat bantu, terutama untuk jadwal pekerjaan, organisasi file, sampai invoice. Saya sudah membuat ulasan singkatnya di: https://activetranslationbykhadis.com/2017/07/10/protemos-translation-management-system/
Kalau saya mulai dari awal buka jasa sedikit banyak sudah ada kesadaran akan kebutuhan sesuatu yang bisa mempermudah buat tracking order, invoicing dan lainnya.
Di web saya memakai plugin Sliced Invoiced, walau versi free tapi sudah lebih dari cukup dan terlihat lebih professional di mata klien. Selain membuat tagihan, mengirim langsung ke email klien dari dashboard web, melihat status payment, juga melihat statistik earning setahun, bulan lalu, bulan ini, dan pekan ini.
Sedang untuk management file lokal agal mirip Mbak juga, saya urutkan Tahun > Bulan > Klien (dengan nomor). Kurang lebih begitu.
Terima kasih atas agihannya, Mas. Situs webnya bagus!